Jak Microsoft Copilot pomaga zaoszczędzić 8 godzin tygodniowo?

Zadania pochłaniające czas

Przedsiębiorstwa borykają się z licznymi powtarzalnymi czynnościami, które obniżają produktywność zespołów. Badania Siemens pokazały, że 95% czasu procesów informacyjnych to czas zalegania informacji, podczas gdy faktyczne przetwarzanie zajmuje jedynie 5%. Ten wynik ujawnia skalę problemu.

Główne zadania generujące straty czasowe:

• ręczne wystawianie i obsługa faktur,
• tworzenie dokumentacji i raportów,
• potwierdzanie dokumentów i ich archiwizacja,
• przepisywanie tych samych danych między różnymi systemami,
• przygotowywanie prezentacji i materiałów informacyjnych,
• organizacja spotkań i zarządzanie kalendarzem.

Analiza czasochłonności poszczególnych czynności wskazuje, że nawet podstawowe działania, takie jak odpowiadanie na e-maile, obsługa telefonów, zarządzanie mediami społecznościowymi czy tłumaczenie tekstów, stają się znaczącym obciążeniem. Pracownicy koncentrują się na rutynowych obowiązkach kosztem zadań strategicznych.

Ręczne procesy i brak automatyzacji mogą być wspierane przez Copilot

Niedobór automatyzacji w kluczowych obszarach operacyjnych pozostaje główną przyczyną nieefektywności. Organizacje nadal opierają się na procesach manualnych. Są one czasochłonne i podatne na błędy. Koszt obejmuje nie tylko czas, ale również liczbę zadań, poziom błędów, konieczność poprawek oraz koszty eskalacji.

Przykładowo, obsługa 500 faktur miesięcznie przy 5 minutach na dokument i stawce godzinowej 50 zł generuje koszt 32 godzin i 1600 zł miesięcznie. I to wyłącznie na podstawowe przetwarzanie, bez uwzględnienia kosztów korekt. Te „drobne” wydatki przekładają się na realne straty finansowe.

Problemy z automatyzacją nasilają się podczas:

• Szczytów sezonowych i zwiększonego obciążenia
• Nieobecności kluczowych pracowników
• Konieczności szybkiego reagowania na zmiany rynkowe
• Potrzeby analizy dużych zbiorów danych w krótkim czasie

Ręczne procesy tworzą wąskie gardła blokujące rozwój organizacji. Często opisuje się to jako sytuację, w której wszyscy są zajęci, a praca nie posuwa się do przodu.

Chaos informacyjny w organizacji

Problemy z przepływem i organizacją informacji stanowią kolejny obszar strat czasowych. Występują trzy główne zjawiska:

Zaleganie informacji – powstaje przez przeciążenie punktów decyzyjnych. Zatrzymanie informacji w jednym miejscu spowalnia cały proces. Główne przyczyny to przeciążenie osób podejmujących decyzje oraz nadmierny podział procesów informacyjnych.

Dystorsja informacji – wynika z problemów komunikacyjnych prowadzących do deformacji danych podczas obiegu przez różne działy. Różna interpretacja tych samych informacji przez pracowników powoduje zakłócenia procesów i opóźnienia.

Zawał informacyjny – objawia się dużymi opóźnieniami w wymianie informacji. Wpływają na to czynniki techniczne (brak odpowiednich systemów) i ludzkie (zaniedbanie procedur).

Firmy borykają się z problemem proliferacji arkuszy Excel jako głównego narzędzia zarządzania. Jeden proces wymaga aktualizacji w kilku miejscach, co prowadzi do konfliktów wersji i utraty danych przez przypadkowe nadpisanie. Brak centralnej bazy wiedzy pogłębia problem – informacje o klientach rozproszone w różnych miejscach utrudniają dostęp do historycznych danych, szczególnie podczas nieobecności kluczowych osób. Te wyzwania – czasochłonne zadania, ręczne procesy i dezorganizacja informacji – tworzą środowisko strat nie tylko czasowych, ale również finansowych i rozwojowych. Microsoft 365 Copilot oferuje rozwiązania mogące znacząco poprawić funkcjonowanie organizacji.

Copilot w praktyce biznesowej

Microsoft Copilot dostarcza konkretne rozwiązania dla działań operacyjnych, które napotykają współczesne organizacje. Narzędzie integruje sztuczną inteligencję z codziennymi procesami biznesowymi.Umożliwiają pracownikom koncentrację na zadaniach o wysokiej wartości dodanej, tam gdzie liczy się myślenie, ocena ryzyka, kreatywność i praca z klientem. W praktyce oznacza to, że pracownik nie zaczyna od „pustej kartki”, tylko pracuje na bazie firmowych danych i treści: korespondencji, plików, notatek ze spotkań czy zestawień. Copilot pomaga szybciej uporządkować informacje, wyciągnąć sedno i przygotować wersję roboczą materiału, którą użytkownik dopracowuje oraz zatwierdza.

Co to oznacza w praktyce?

• Szybsze przygotowanie materiałów, np. ofert, podsumowań spotkań, briefów, prezentacji) w oparciu o istniejące treści firmowe z możliwością skrócenia, rozbudowania lub dopasowania struktury do standardów organizacji.
• Sprawniejsze przetwarzanie informacji w Outlooku, Teams i dokumentach, mniej ręcznego przepisywania i porządkowania, a więcej pracy na gotowych streszczeniach, listach zadań i punktach decyzyjnych.
• Lepsza jakość komunikacji dzięki wsparciu w redakcji, skracaniu, dopasowaniu tonu oraz tworzeniu wersji dla różnych odbiorców (np. zarząd, klient, zespół projektowy) bez konieczności pisania wszystkiego od zera.
• Wsparcie analizy danych (np. w Excelu) poprzez szybsze wyciąganie wniosków, porządkowanie obserwacji oraz tworzenie podsumowań, szczególnie w sytuacjach, gdy liczy się czas reakcji.

Gdzie Copilot daje największą wartość?

Podsumowując największe korzyści widać tam, gdzie organizacja pracuje intensywnie na informacjach. W działach sprzedaży, marketingu, HR, finansach, administracji i zespołach projektowych. To obszary, w których codziennie powstają dziesiątki maili, dokumentów i notatek, a kluczowe jest szybkie przejście od danych do decyzji.

Dlaczego to jest ważne dla organizacji

Copilot pomaga ograniczyć czas poświęcany na zadania rutynowe i zwiększyć spójność pracy zespołów, szczególnie tam, gdzie codziennie powstaje dużo dokumentów, maili i notatek. Efektem może być lepsza produktywność, szybsze podejmowanie decyzji i większa dostępność wiedzy w organizacji.

Jednocześnie wdrożenie Copilota porządkuje sposób pracy z informacją: zachęca do lepszego opisywania plików, konsekwentnego prowadzenia notatek oraz trzymania standardów komunikacji. Dzięki temu zespół szybciej odnajduje właściwe treści, a wiedza przestaje być „rozproszona” między skrzynkami mailowymi i prywatnymi folderami. W rezultacie rośnie przewidywalność procesów i jakość realizacji zadań, przy mniejszym koszcie czasowym.

Integracja AI z aplikacjami biznesowymi

Copilot wykorzystuje modele językowe, w tym GPT-5, do analizy danych i generowania treści dostosowanych do specyfiki organizacji. Każda aplikacja Microsoft 365 otrzymuje dedykowane funkcjonalności AI:

• Word – tworzy szkice dokumentów, redaguje teksty i streszcza materiały
• Excel – generuje wykresy, formuły i raporty na podstawie danych arkusza
• PowerPoint – automatycznie buduje prezentacje i konspekty
• Outlook – analizuje wątki e-mailowe i wspiera tworzenie odpowiedzi
• Teams – dokumentuje spotkania i rozmowy

Dane z badań potwierdzają efektywność rozwiązania – 73% użytkowników wykonuje zadania szybciej. Z drugiej strony aż 64% poświęca mniej czasu na obsługę poczty elektronicznej.

Microsoft Graph jako fundament personalizacji

Skuteczność Copilota opiera się na integracji z Microsoft Graph – technologii zapewniającej dostęp do kontekstowych informacji użytkownika. System agreguje dane z:

• historii komunikacji e-mailowej
• plików w OneDrive i SharePoint
• aktywności w Teams
• całego ekosystemu Microsoft 365

Ta architektura umożliwia generowanie spersonalizowanych odpowiedzi. Copilot w Outlooku wykorzystuje wcześniejsze konwersacje z klientem, podczas gdy w Excelu tworzy analizy uwzględniające specyfikę dostępnych danych.

Funkcjonalności zespołowe

Copilot wzmacnia współpracę grupową poprzez dedykowane narzędzia. Notes Copilot stanowią centralne miejsce gromadzenia zasobów – od sesji Chat, przez pliki, po notatki ze spotkań. Funkcja umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym.

Strony Copilot zmieniają odpowiedzi AI w edytowalne dokumenty dostępne dla zespołu. Rozwiązanie eliminuje konieczność udostępniania dostępu do sesji Chat.

Badania wskazują, że 75% użytkowników oszczędza czas przy wyszukiwaniu dokumentów, a 72% wykorzystuje AI do generowania pomysłów. Te wyniki potwierdzają wpływ technologii na optymalizację procesów biznesowych i rozwój kreatywności organizacji.

Osiem kluczowych funkcji Copilot – konkretne oszczędności czasu

Analiza funkcjonalności Microsoft 365 Copilot potwierdza możliwość oszczędzenia średnio 8 godzin tygodniowo w środowisku biurowym. Każda aplikacja pakietu Microsoft 365 otrzymała rozszerzenia sztucznej inteligencji, które eliminują powtarzalne operacje i przyspieszają wykonywanie zadań służbowych.

1. Generowanie dokumentów w Word

Copilot w aplikacji Word umożliwia tworzenie kompletnych szkiców dokumentów na podstawie krótkiego opisu zadania. Funkcjonalność pozwala na szybkie przygotowanie wersji roboczych tekstów, które następnie podlegają edycji i dostosowaniu. Wprowadzenie polecenia w języku naturalnym wystarcza do automatycznego przygotowania struktury i zawartości dokumentu. System oferuje również redagowanie istniejących tekstów, modyfikację stylu komunikacji oraz kondensację obszernych materiałów.

2. Zarządzanie korespondencją w Outlook

Outlook z funkcją Copilot automatycznie kondensuje rozbudowane wątki e-mailowe, ekstraktując kluczowe informacje i prezentując je w formie uporządkowanej listy. Mechanizm aktywuje się dla wiadomości zawierających minimum 1000 znaków, około 180 słów. Podsumowanie pozostaje zwięzłe, nie przekraczając 400 znaków. Dodatkowo Copilot wspiera szybkie komponowanie odpowiedzi na wiadomości w oparciu o kontekst prowadzonej konwersacji.

3. Projektowanie prezentacji w PowerPoint

Copilot w PowerPoint usprawnia proces tworzenia prezentacji. W związku z tym podanie tematu wystarcza do automatycznego wygenerowania struktury slajdów wraz z zawartością. System umożliwia dostosowanie długości, tonu i stylu prezentacji. Funkcjonalność szczególnie przydaje się podczas konwersji dokumentów Word na prezentacje PowerPoint – Copilot samodzielnie wyodrębnia kluczowe punkty i przekształca je w czytelne slajdy.

4. Przetwarzanie danych w Excelu

Excel z Copilotem wspiera szybką analizę danych, generowanie wykresów i interpretację wyników. Dzięki integracji z uczeniem maszynowym narzędzie identyfikuje trendy, wykrywa anomalie oraz tworzy wizualizacje danych na podstawie poleceń tekstowych. Praktyczną opcją jest możliwość formułowania pytań dotyczących danych w języku naturalnym, na przykład „przedstaw najlepszych klientów z poprzedniego kwartału”.

5. Systematyzacja notatek w OneNote

Copilot w OneNote porządkuje nawet najbardziej chaotyczne notatki w czasie rzeczywistym. Narzędzie umożliwia generowanie streszczeń, komponowanie list zadań, analizę koncepcji oraz poprawę czytelności zapisków. Zlecenie Copilotowi organizacji notatek według dat, priorytetów czy kategorii tematycznych znacząco usprawnia zarządzanie informacjami.

6. Dokumentacja spotkań w Teams

Teams z funkcją Copilot automatycznie przygotowuje podsumowania spotkań i dyskusji, wyodrębniając najistotniejsze punkty, decyzje i przydzielone zadania. Mechanizm pozwala osobom nieobecnym na spotkaniu na szybkie zapoznanie się z ustaleniami. Funkcjonalność wspiera również prowadzenie dokumentacji projektowej, eliminując konieczność manualnego sporządzania protokołów.

7. Zaawansowane Wyszukiwanie przez Copilot Search

Copilot Search stanowi zaawansowane narzędzie wyszukiwania, które lokalizuje dokumenty, e-maile i inne zasoby w całym ekosystemie Microsoft 365. W odróżnieniu od tradycyjnego wyszukiwania opartego na słowach kluczowych, Copilot Search interpretuje zapytania w języku naturalnym i analizuje kontekst, co zwiększa trafność wyników.

8. Automatyzacja przez Agentów AI

Najnowszym rozwiązaniem są Agenci AI, czyli wyspecjalizowane narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, które automatyzują określone procesy biznesowe. Agenci wykonują zadania, podejmują działania i optymalizują procesy, które wcześniej wymagały zaangażowania pracowników. Copilot udostępnia gotowych agentów do zadań takich jak kwalifikacja możliwości sprzedażowych czy obsługa spraw klientów.

Microsoft Copilot dla biznesu

Copilot to narzędzie, które może odciążyć zespoły od najbardziej czasochłonnych, powtarzalnych czynności i przyspieszyć codzienną pracę z informacją. Zamiast tworzyć wszystko od zera, pracownicy dostają gotowy punkt wyjścia. To są szkice dokumentów, zwięzłe podsumowania wątków, listy zadań po spotkaniach czy wstępne propozycje prezentacji.

Dzięki temu mniej energii idzie na porządkowanie maili, przepisywanie danych i szukanie plików. Za więcej na decyzje, współpracę i działania o realnej wartości biznesowej. W firmach, w których dokumenty i komunikacja powstają każdego dnia w dużej skali, takie wsparcie przekłada się na większą spójność procesów, szybszą reakcję na potrzeby rynku i zauważalną oszczędność czasu. Copilot nie zastępuje człowieka. W ocenie i odpowiedzialności, ale skutecznie przyspiesza etap przygotowania, analizy i organizacji pracy, czyli w praktyce może oznaczać odzyskanie kilku godzin tygodniowo w każdym zespole.

Od czego zacząć?

Na start sprawdź książkę Zatrudnij AI odzyskaj czas. Opisuje, jak zacząć analizę i układanie procesów, ta by w kolejnym kroku postawić na technologię. Zamówisz ją na stronie MT Biznes.

Możesz też skorzystać ze szkolenia Copilot dla biznesu.