Cyfrowa Firma
Cyfrowa Firma
Praktyczny program AI dla MŚP. Diagnozujemy zadania i procesy, uczymy zespoły korzystać z dostępnych narzędzi i tworzymy plan usprawnień na 90 dni.
Mniej ręcznej pracy, sprawniejsze procesy i praktyczne wykorzystanie AI w codziennych zadaniach
Praktyczny program dla firm z sektora MŚP, które chcą usprawnić pracę biura, lepiej wykorzystać dostępne narzędzia i przełożyć możliwości AI na konkretne zadania oraz procesy.
Zaczynamy od krótkiej diagnozy. Sprawdzamy, gdzie zespół traci czas, które działania są ręczne i powtarzalne oraz z jakich narzędzi może korzystać. Następnie uczestnicy pracują na własnych zadaniach, dokumentach i procesach, testują zastosowania AI oraz wybierają usprawnienia, które warto wdrożyć w pierwszej kolejności.
DIAGNOZA → 2–4 SPOTKANIA → TESTY → RAPORT → PLAN NA 90 DNI
Firma rośnie, ale wiele zadań nadal opiera się na ręcznej pracy
W wielu firmach z sektora MŚP kluczowe zadania biurowe realizuje stosunkowo niewielka grupa osób. Ten sam zespół obsługuje dokumenty, korespondencję, oferty, raporty, dane, spotkania, komunikację, zamówienia i bieżące potrzeby pracowników lub klientów.
Wraz ze wzrostem firmy przybywa informacji, plików, wiadomości i uzgodnień. Nie zawsze przybywa natomiast czasu i ludzi. W efekcie pracownicy:
- wielokrotnie wykonują podobne czynności,
- ręcznie przepisują lub porządkują dane,
- długo szukają informacji w dokumentach i wiadomościach,
- tworzą kolejne wersje podobnych ofert, raportów i podsumowań,
- korzystają z Excela, poczty i plików w sposób, którego nie wspiera wspólny proces,
- eksperymentują z AI samodzielnie, bez ustalonych zasad i dobrych praktyk,
- nie wiedzą, które nowe narzędzia rzeczywiście są potrzebne, a które jedynie zwiększą koszty i chaos.
Firma może już posiadać Microsoft 365, Copilota, ChatGPT, Gemini albo inne rozwiązania, a mimo to wykorzystywać tylko niewielką część ich możliwości. Problemem nie zawsze jest brak technologii. Częściej brakuje czasu na rozpoznanie zastosowań, uporządkowanego sposobu testowania i decyzji, co warto zmienić najpierw.
Cyfrowa Firma pomaga odnaleźć te miejsca, w których AI i proste usprawnienia mogą odciążyć zespół oraz poprawić sposób wykonywania codziennej pracy.
Najpierw poznajemy pracę zespołu. Dopiero później dobieramy rozwiązania.
Cyfrowa Firma to program praktycznego wykorzystania AI i usprawniania procesów w MŚP. Łączy krótką diagnozę, warsztaty na rzeczywistych zadaniach, testowanie zastosowań, konsultacje oraz plan dalszych działań.
Nie rozpoczynamy od prezentacji kilkudziesięciu narzędzi. Rozpoczynamy od pytań:
- Co dzisiaj zabiera zespołowi najwięcej czasu?
- Które zadania są powtarzalne, ręczne albo podatne na błędy?
- Gdzie informacje są przepisywane, wyszukiwane lub przetwarzane wielokrotnie?
- Z jakich narzędzi firma już korzysta i jakie możliwości pozostają niewykorzystane?
- Które zadania można usprawnić dzięki AI bez rozbudowanego wdrożenia technologicznego?
- Gdzie potrzebna jest zmiana procesu, a nie kolejne narzędzie?
Program może objąć przedstawicieli kilku funkcji biurowych albo jeden konkretny obszar, który firma chce przyspieszyć i wzmocnić. Zakres dopasowujemy do problemu biznesowego, dostępnych narzędzi, poziomu kompetencji oraz możliwości organizacyjnych firmy.
Celem nie jest nauczenie zespołu wszystkiego o AI. Celem jest wybór takich zastosowań i usprawnień, które odpowiadają na prawdziwe potrzeby firmy.
Dla firm, które chcą usprawnić pracę bez rozpoczynania wielkiej transformacji
Dla kogo?Program został zaprojektowany przede wszystkim dla firm zatrudniających około 50–500 osób. Szczególnie dobrze odpowiada na potrzeby organizacji, w których duża część zatrudnienia znajduje się w produkcji, operacjach, sprzedaży terenowej lub obsłudze, a procesy biurowe realizuje mniejszy zespół o szerokim zakresie odpowiedzialności.
- Kto może uczestniczyć?
Program najczęściej kupuje właściciel, prezes, dyrektor operacyjny, dyrektor administracyjny albo osoba odpowiedzialna za konkretną funkcję, rozwój lub cyfryzację firmy. W działaniach mogą uczestniczyć przedstawiciele administracji, sprzedaży, marketingu, HR, finansów, księgowości, zakupów, obsługi klienta, ofertowania, logistyki i operacji. Program może mieć charakter międzydziałowy albo koncentrować się na jednym zespole lub procesie, np. przygotowywaniu ofert, obsłudze dokumentów, raportowaniu, analizie danych, komunikacji z klientami czy przepływie informacji pomiędzy biurem i produkcją.
- Kiedy warto wybrać program Cyfrowa firma
Cyfrowa Firma jest właściwym wyborem, gdy pracownicy wykonują dużo ręcznych i powtarzalnych czynności, firma chce wykorzystać AI, ale nie wie, od których zastosowań zacząć, a dostępne narzędzia nie są w pełni wykorzystywane. Program sprawdzi się również wtedy, gdy pojedyncze osoby eksperymentują z AI, lecz dobre praktyki nie są jeszcze wspólne dla zespołu, jeden proces wymaga przyspieszenia i uporządkowania albo firma rozważa automatyzację, ale najpierw chce dobrze zrozumieć problem i przygotować właściwy zakres wdrożenia.
Zakres dopasowujemy do pracy, narzędzi i potrzeb firmy
- 1
1. Diagnoza zadań, procesów i narzędzi
Przed rozpoczęciem głównych spotkań zbieramy informacje o pracy uczestników, dostępnych rozwiązaniach i najważniejszych problemach. Identyfikujemy zadania czasochłonne, powtarzalne, ręczne, podatne na błędy lub wymagające częstego wyszukiwania i przetwarzania informacji.
Analizujemy m.in.: rodzaje zadań, używane narzędzia, przepływ dokumentów i informacji, powtarzalność, czasochłonność, bariery oraz dotychczasowe doświadczenia z AI.
- 2
2. Bezpieczne i świadome korzystanie z AI
Budujemy wspólny fundament potrzebny do praktycznej pracy. Uczestnicy poznają możliwości i ograniczenia AI, uczą się chronić dane, weryfikować wyniki i rozpoznawać sytuacje, w których odpowiedź narzędzia wymaga szczególnej ostrożności.
Przykładowe zagadnienia: AI literacy, halucynacje modeli, poufność danych, własność intelektualna, weryfikacja informacji, odpowiedzialność człowieka i podstawowe zasady wynikające z AI Act.
- 3
3. Dokumenty, korespondencja i treści
Uczestnicy ćwiczą zastosowania AI związane z tworzeniem, porządkowaniem i przetwarzaniem informacji tekstowych. Pracują na zadaniach zbliżonych do własnej codzienności, korzystając z narzędzi dostępnych w firmie.
Przykładowe zastosowania: przygotowanie pierwszych wersji dokumentów, streszczenia, porównywanie treści, redagowanie wiadomości, tworzenie instrukcji, opisy ofert, odpowiedzi dla klientów, tłumaczenia i standaryzacja komunikacji.
- 4
4. Analiza informacji i danych
Pokazujemy, jak AI może wspierać analizę plików, raportów, tabel i zestawień oraz pomagać w wyciąganiu wniosków. Uczestnicy uczą się formułować pytania, sprawdzać poprawność wyników i odróżniać analizę pomocniczą od decyzji wymagającej eksperckiej oceny.
Przykładowe zastosowania: analiza arkuszy, identyfikowanie odchyleń, porównywanie ofert, podsumowania raportów, przygotowanie wniosków, scenariusze decyzyjne i wizualizacja informacji.
- 5
5. Spotkania, wiedza i współpraca
Porządkujemy zadania związane z przepływem informacji w firmie. Uczestnicy testują sposoby przygotowywania spotkań, notatek, list działań, podsumowań i materiałów, które ułatwiają współpracę pomiędzy funkcjami.
Przykładowe zastosowania: agenda spotkania, notatki i action points, podsumowanie ustaleń, baza wiedzy, procedury, FAQ, przygotowanie komunikacji wewnętrznej i przekazywanie informacji pomiędzy działami.
- 6
6. AI w codziennych zadaniach różnych funkcji
Program uwzględnia potrzeby konkretnych ról. Inaczej pracujemy z osobą odpowiedzialną za sprzedaż, inaczej z finansami, HR, administracją, zakupami czy obsługą klienta. Uczestnicy wybierają zastosowania, które odpowiadają na ich rzeczywiste obowiązki.
Przykładowe obszary: sprzedaż i oferty, marketing, HR, finanse, księgowość, administracja, zakupy, obsługa klienta, projekty, logistyka i komunikacja z produkcją.
- 7
7. Usprawnianie procesów i projektowanie workflow
Nie każde usprawnienie wymaga automatyzacji. Czasami wystarczy usunąć zbędny krok, uporządkować dane wejściowe, ujednolicić szablon albo stworzyć powtarzalny sposób pracy z AI. Uczestnicy analizują wybrane zadania i projektują ich prostszy przebieg.
Pracujemy według logiki:
OBECNY SPOSÓB PRACY → PROBLEM → MOŻLIWOŚĆ WYKORZYSTANIA AI → NOWY WORKFLOW → TEST → MIERNIK
Efektem są proste, możliwe do powtórzenia sposoby wykonywania zadań, a nie tylko pojedyncze prompty.
- 8
8. Narzędzia, automatyzacje i agenci AI
W pierwszej kolejności sprawdzamy, co można osiągnąć przy użyciu rozwiązań, które firma już posiada. Jeżeli obecne środowisko nie odpowiada na potrzebę, możemy wskazać dodatkowe narzędzia lub obszary wymagające integracji, automatyzacji albo budowy agenta AI.
BUZZcenter pomaga zdefiniować problem, uporządkować proces, opisać oczekiwany rezultat i przygotować rekomendację. Jeśli potrzebne jest techniczne wdrożenie, do projektu może zostać włączony sprawdzony partner technologiczny.
- 9
9. Digital Improvement Lab: od problemu do planu usprawnienia
To praktyczny obszar spinający cały program. Uczestnicy wybierają zadania lub procesy, które mają największy potencjał poprawy, a następnie projektują i testują nowe sposoby pracy.
Każde usprawnienie opisujemy według wspólnego schematu:
ZADANIE LUB PROCES → OBECNY PROBLEM → PROPONOWANE ROZWIĄZANIE → NARZĘDZIE → WŁAŚCICIEL → PIERWSZY TEST → MIERNIK → DECYZJA O DALSZYM KROKU
Rezultatem może być workflow wykorzystujący AI, ustandaryzowany sposób przygotowywania dokumentu, nowa praktyka współpracy, prosty eksperyment, rekomendacja automatyzacji albo opis rozwiązania do przekazania partnerowi wdrożeniowemu.
Jak wygląda program?
Krótki proces skoncentrowany na realnych usprawnieniach
Rozmowa z właścicielem lub sponsoremUstalamy, dlaczego firma uruchamia program, która grupa ma w nim uczestniczyć, gdzie pojawiają się największe przeciążenia i jakie rezultaty będą wartościowe dla biznesu.
- Diagnoza
Zbieramy informacje o zadaniach, procesach, narzędziach i poziomie doświadczenia uczestników. Możemy wykorzystać ankietę, wywiady, formularz zadań lub krótkie spotkanie diagnostyczne.
- Raport i projekt programu
Porządkujemy najważniejsze potrzeby, wskazujemy obszary potencjału i przygotowujemy zakres 2–4 spotkań. Dzięki temu warsztaty odnoszą się do realnej pracy firmy, a nie do uniwersalnej listy funkcji AI.
- Warsztaty i praca na zadaniach
Uczestnicy pracują na przykładach, dokumentach i procesach zbliżonych do własnej pracy. Testują możliwości dostępnych narzędzi oraz projektują nowe workflow.
- Testowanie pomiędzy spotkaniami
Wybrane zastosowania są sprawdzane w codziennym środowisku pracy. Zespół zbiera obserwacje dotyczące czasu, jakości, wygody, ryzyka i możliwości powtarzania nowego sposobu działania.
- Dogrywka i audyt efektów
Podczas spotkania podsumowującego analizujemy wyniki testów, rozwiązujemy problemy i wybieramy usprawnienia, które warto kontynuować, skalować albo przekazać do wdrożenia technologicznego.
- Plan na 90 dni
Firma otrzymuje priorytety, właścicieli działań, mierniki i rekomendowaną kolejność dalszych kroków. Plan uwzględnia rozwiązania możliwe do wdrożenia od razu oraz te, które wymagają dodatkowego narzędzia lub partnera.
Co otrzymuje firma?
Konkretne materiały do wykorzystania po zakończeniu programu
W zależności od uzgodnionego zakresu firma może otrzymać:
- raport z diagnozy zadań, procesów, narzędzi i potrzeb zespołu,
- mapę zadań czasochłonnych, powtarzalnych i podatnych na usprawnienie,
- listę zastosowań AI możliwych do uruchomienia w dostępnych narzędziach,
- bibliotekę przetestowanych promptów i workflow,
- mapę usprawnień procesowych,
- rekomendacje dotyczące dodatkowych narzędzi,
- listę potencjalnych automatyzacji i agentów AI,
- wybór najważniejszych pilotaży,
- wskazanie właścicieli i mierników działań,
- plan pracy na 90 dni,
- podsumowanie dla właściciela lub dyrektora.
Nie każda firma potrzebuje wszystkich rezultatów. Zakres dokumentacji dopasowujemy do skali programu i decyzji, które mają zostać podjęte po jego zakończeniu.
Jak mierzymy efekty?
Sprawdzamy, czy nowy sposób pracy rzeczywiście jest lepszy
Nie mierzymy wyłącznie liczby uczestników ani ich satysfakcji. Dla wybranych zastosowań możemy porównać:
- czas wykonywania zadania przed i po zmianie,
- liczbę ręcznych kroków,
- liczbę poprawek lub błędów,
- jakość i kompletność rezultatu,
- łatwość powtórzenia nowego sposobu pracy,
- częstotliwość korzystania z rozwiązania,
- liczbę zastosowań przetestowanych i przyjętych przez zespół,
- wykorzystanie posiadanych narzędzi i licencji.
Każdy efekt opisujemy uczciwie jako zmierzony, potwierdzony w krótkim teście albo szacowany. Dzięki temu właściciel lub dyrektor może zdecydować, które rozwiązania rozwijać dalej.
Zacznijmy od jednego zespołu, procesu albo problemu
Nie musisz rozpoczynać rozbudowanej transformacji całej firmy. Punktem startowym może być zespół biurowy, grupa przedstawicieli kilku działów albo jeden proces, który dzisiaj wymaga zbyt dużo ręcznej pracy.
Podczas pierwszej rozmowy ustalimy:
- kto powinien uczestniczyć w programie,
- jakie zadania i procesy warto objąć diagnozą,
- z jakich narzędzi firma już korzysta,
- jakie rezultaty będą najważniejsze dla właściciela lub dyrektora,
- czy właściwym formatem będzie szkolenie, Cyfrowa Firma czy szerszy program adopcji AI.
Umów konsultację programu
FAQ
Czym Cyfrowa Firma różni się od zwykłego szkolenia AI?
Szkolenie zazwyczaj trwa 1–2 dni i rozwija określone umiejętności. Cyfrowa Firma rozpoczyna się od diagnozy zadań, procesów i narzędzi. Obejmuje 2–4 spotkania, pracę na przykładach firmy, testowanie zastosowań pomiędzy modułami, raport, spotkanie podsumowujące oraz plan dalszych działań.
Dla jakich firm przeznaczony jest program?
Program kierujemy głównie do firm zatrudniających około 50–500 osób, szczególnie organizacji produkcyjnych, usługowych, handlowych i właścicielskich. Sprawdza się tam, gdzie niewielki zespół biurowy obsługuje wiele procesów i potrzebuje praktycznych usprawnień.
Czy program musi obejmować całą firmę?
Nie. Może objąć przedstawicieli kilku funkcji biurowych, jeden dział albo konkretny proces, np. przygotowywanie ofert, raportowanie, obsługę dokumentów, komunikację z klientami lub przepływ informacji.
Czy przed programem przeprowadzana jest diagnoza?
Tak. Analizujemy zadania, procesy, dostępne narzędzia, poziom kompetencji i dotychczasowe wykorzystanie AI. Na tej podstawie przygotowujemy raport oraz szczegółowy zakres spotkań.
Czy uczestnicy pracują na zadaniach z własnej firmy?
Tak. Program opiera się na realnych zadaniach, dokumentach, procesach i przykładach uczestników. Zakres pracy z materiałami jest dostosowany do zasad bezpieczeństwa i poufności obowiązujących w organizacji.
Czy firma musi kupić nowe narzędzia?
Nie. W pierwszej kolejności sprawdzamy możliwości rozwiązań, które są już dostępne, np. Microsoft 365 Copilot, ChatGPT, Gemini lub innych narzędzi firmowych. Dodatkowe rozwiązania rekomendujemy tylko wtedy, gdy odpowiadają na konkretną potrzebę.
Czy program obejmuje automatyzację procesów?
Pokazujemy możliwości automatyzacji, identyfikujemy procesy o największym potencjale i pomagamy przygotować opis rozwiązania. Techniczne wdrożenie automatyzacji, integracji lub agentów AI może zostać zrealizowane przez partnera technologicznego.
Jak długo trwa program?
Program obejmuje diagnozę oraz najczęściej 2–4 spotkania. Pomiędzy nimi uczestnicy mogą testować wybrane zastosowania. Po zakończeniu głównych działań realizujemy podsumowanie, dogrywkę lub audyt efektów. Harmonogram zależy od liczby uczestników i analizowanych procesów.
Czym Cyfrowa Firma różni się od AI-Ready Company?
Cyfrowa Firma koncentruje się na usprawnieniu pracy konkretnej grupy, działu lub procesu w MŚP. AI-Ready Company jest szerszym programem systemowej adopcji AI, który może objąć całą organizację, różne poziomy pracowników, managerów, AI Champions, komunikację, bezpieczeństwo, pomiar adopcji i skalowanie zastosowań.