Microsoft Copilot – ile czasu i pieniędzy może oszczędzić firmie? Praktyczne przykłady i kalkulator ROI

Co oznacza 30 minut dziennie w praktyce? Przy 220 dniach pracy w roku daje to około 110 godzin odzyskanego czasu rocznie na jednego pracownika.

Jeżeli pracownik zarabia 12 000 zł brutto miesięcznie więc jego podstawowy koszt dla pracodawcy wynosi około 14 458 zł miesięcznie. W takim uproszczonym modelu 110 godzin odzyskanego czasu ma wartość około 10 843 zł rocznie na osobę. Przy 150 pracownikach potencjalna wartość odzyskanego czasu przekracza 1,6 mln zł rocznie.

Nie oznacza to oczywiście, że firma automatycznie zaoszczędzi taką kwotę w gotówce. To wartość czasu, który organizacja może przeznaczyć na zadania o większej wartości: sprzedaż, pracę z klientami, analizy, rozwój produktów, podejmowanie decyzji czy realizację większej liczby projektów.

I właśnie dlatego o Microsoft Copilot warto myśleć nie tylko jako o narzędziu AI, ale jako o rozwiązaniu zwiększającym produktywność organizacji.

Ile czasu naprawdę może oszczędzić Microsoft Copilot?

Dane publikowane przez Microsoft pokazują, że oszczędność czasu jest jednym z najbardziej widocznych efektów wykorzystania Copilota. W jednym z badań obejmujących 1300 użytkowników Microsoft 365 Copilot:

• średnia deklarowana oszczędność wynosiła około 14 minut dziennie,
• najbardziej efektywni użytkownicy odzyskiwali około 30 minut dziennie,
• około 30 minut dziennie odpowiada mniej więcej 10 godzinom miesięcznie.

Microsoft zaobserwował również mechanizm określany jako 11-by-11 tipping point.

Około 11 minut oszczędności dziennie, utrzymanych przez około 11 tygodni korzystania z Copilota, było momentem, w którym użytkownicy zaczynali wyraźniej odczuwać wartość rozwiązania.

W innym badaniu pierwsi użytkownicy Microsoft 365 Copilot:

• wykonywali zestaw zadań związanych z pisaniem, wyszukiwaniem i podsumowywaniem średnio 29% szybciej,
• niemal cztery razy szybciej nadrabiali informacje z opuszczonych spotkań,
• w 85% deklarowali, że Copilot pomaga im szybciej przygotować dobrą pierwszą wersję materiału,
• w 75% wskazywali, że narzędzie oszczędza im czas podczas wyszukiwania informacji w plikach.

Nie są to jednak wartości, które można automatycznie przypisać każdemu użytkownikowi.

Rzeczywista oszczędność czasu zależy przede wszystkim od tego, jak często pracownik korzysta z Copilota, do jakich zadań go wykorzystuje oraz czy organizacja potrafi włączyć AI do codziennych procesów.

Czy 30 minut oszczędności dziennie dzięki Copilotowi jest realistyczne?

Tak. Założenie 30 minut dziennie można traktować jako realistyczny scenariusz dla regularnego użytkownika Copilota, ale nie jako gwarantowany rezultat. Potwierdzają to również przykłady organizacji publikowane przez Microsoft.

• Vodafone w pilotażu obejmującym 300 użytkowników raportował średnio około 4 godzin odzyskanego czasu tygodniowo na użytkownika.
• Kantar po rozszerzeniu wykorzystania Copilota na 12 600 osób wskazywał średnio około 1,8 godziny oszczędności tygodniowo, aczkolwiek część użytkowników deklarowała nawet do 10 godzin.
• W badaniu Total Economic Impact przygotowanym przez Forrester Consulting na zlecenie Microsoft w modelowej organizacji przyjęto natomiast około 9 godzin oszczędności miesięcznie na użytkownika.

Kalkulator: ile może być warte 30 minut odzyskanego czasu dziennie?

Przyjmijmy prosty przykład pracownika zarabiającego 12 000 zł brutto miesięcznie. Przy standardowych składkach finansowanych przez pracodawcę jego podstawowy miesięczny koszt rzeczywiście wynosi około 14 458 zł.

W uproszczonym modelu:

• miesięczny koszt pracodawcy: około 14 458 zł,
• roczny koszt pracodawcy: około 173 491 zł,
• liczba efektywnych dni pracy w roku: 220,
• liczba godzin pracy rocznie: 1760,
• koszt jednej godziny pracy: około 98,57 zł,
• oszczędność 30 minut dziennie: 110 godzin rocznie,
• wartość odzyskanego czasu jednego pracownika: około 10 843 zł rocznie.

Jak wygląda to przy większej liczbie osób?

• 1 pracownik: około 10,8 tys. zł wartości odzyskanego czasu rocznie,
• 10 pracowników: około 108 tys. zł,
• 50 pracowników: około 542 tys. zł,
• 100 pracowników: około 1,08 mln zł,
• 150 pracowników: około 1,63 mln zł,
• 500 pracowników: około 5,42 mln zł.

Czy to oznacza realną oszczędność w budżecie firmy?

Nie zawsze. Odzyskany czas należy traktować przede wszystkim jako wartość odzyskanej produktywności, a nie bezpośrednią redukcję kosztów. Firma nie dostanie 1,63 mln zł na konto tylko dlatego, że 150 pracowników zacznie szybciej wykonywać część zadań. Korzyść pojawia się wtedy, kiedy odzyskany czas zostanie wykorzystany na działania przynoszące firmie wartość.

Może to oznaczać:

• obsłużenie większej liczby klientów,
• przygotowanie większej liczby ofert,
• szybsze wykonanie analiz,
• ograniczenie nadgodzin,
• przyspieszenie projektów,
• większą dostępność managerów,
• więcej czasu na pracę strategiczną,
• możliwość zwiększenia skali działalności bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.

Dlatego przy liczeniu ROI z wdrożenia Copilota warto stosować również konserwatywny wariant.

Jeżeli założymy, że firma potrafi produktywnie wykorzystać tylko 50% odzyskanego czasu, dla 150 osób nadal otrzymujemy wartość przekraczającą 813 tys. zł rocznie.

Jak Microsoft Copilot oszczędza czas w praktyce?

Największe oszczędności rzadko jednak wynikają z jednego spektakularnego zastosowania. Najczęściej powstają chociażby poprzez kumulację wielu małych usprawnień.

• 5 minut mniej na znalezienie dokumentu.
• 10 minut mniej na przygotowanie maila.
• 20 minut mniej na podsumowanie spotkania.
• 30 minut mniej na stworzenie pierwszej wersji prezentacji.

Jeśli takie sytuacje powtarzają się każdego dnia, ich łączna wartość może być bardzo duża.

Poniżej dziewięć zastosowań Copilota, które zatem mogą mieć największy wpływ na oszczędność czasu pracowników.

1. Copilot w Wordzie: szybsze tworzenie dokumentów

Copilot może pomóc przygotować pierwszą wersję raportu, oferty, procedury, opisu projektu, podsumowania czy dokumentu wewnętrznego. Największą korzyścią nie jest chociażby to, że AI przygotuje za pracownika finalny dokument. Korzyść polega zwłaszcza na tym, że pracownik nie musi zaczynać od pustej strony.

Copilot może pomóc:

• przygotować strukturę dokumentu,
• stworzyć pierwszą wersję tekstu,
• rozwinąć istniejące materiały,
• skrócić dokument,
• przepisać wybrane fragmenty,
• uporządkować treść,
• podsumować długi materiał.

To szczególnie wartościowe w przypadku pracy, w której regularnie powstają raporty, analizy, procedury, oferty lub dokumentacja.

Jeżeli zamiast zaczynać od zera pracownik otrzymuje sensowną pierwszą wersję do poprawy, może przesunąć swój czas z generowania podstawowej treści na ocenę jakości, analizę i podejmowanie decyzji.

2. Rozwiązanie Copilot w Outlooku: mniej czasu na czytanie maili

Poczta elektroniczna jest jednym z najbardziej oczywistych źródeł strat czasu w pracy biurowej. Szczególnie dotyczy to długich wątków, do których dołącza wiele osób.

Copilot może pomóc:

• podsumować długi wątek wiadomości,
• wskazać najważniejsze ustalenia,
• znaleźć decyzje i pytania,
• uporządkować informacje,
• przygotować propozycję odpowiedzi.

Microsoft badał również rzeczywiste zachowania pracowników. W jednej z analiz osoby mające dostęp do Copilota spędzały około 31% mniej czasu na czytaniu poczty, dzięki któremu odpowiadało to około 50 minutom tygodniowo.

W innej organizacji redukcja wynosiła około 23%, czyli około 40 minut tygodniowo. Jeżeli do tych 40–50 minut dodamy oszczędności wynikające z obsługi spotkań, dokumentów, prezentacji i wyszukiwania informacji oznacza to że pół godziny dziennie przestaje wyglądać jak odważne założenie.

3. Copilot w PowerPoint: szybsze przygotowanie prezentacji

Przygotowanie prezentacji często wymaga kilku etapów:

• zebrania materiałów,
• analizy źródeł,
• wybrania najważniejszych informacji,
• stworzenia struktury,
• rozpisania slajdów,
• przygotowania treści,
• dopracowania przekazu.

Copilot może pomóc skrócić szczególnie etap tworzenia pierwszej wersji.

Może wspierać tworzenie struktury prezentacji, przygotowywanie slajdów na podstawie materiałów i budowanie pierwszej wersji narracji.

Nie oznacza to, że prezentację można bez weryfikacji wysłać klientowi czy zarządowi.

Ale jeżeli AI pozwala przejść od pustego slajdu do pierwszej wersji, pracownik może poświęcić więcej czasu na to, co rzeczywiście wymaga jego kompetencji: argumentację, wnioski i dopasowanie komunikacji do odbiorcy.

4. Copilot w Excelu: szybsza analiza danych

W pracy z Excelem bardzo dużo czasu pochłaniają nie tylko same analizy, ale również czynności techniczne.

Pracownik zastanawia się:

• jakiej formuły użyć,
• jak znaleźć określony trend,
• jak wychwycić anomalię,
• jak zaprezentować wynik,
• jak połączyć informacje,
• który wykres najlepiej pokaże dane.

Copilot może pomagać zadawać pytania dotyczące danych w języku naturalnym, tworzyć formuły, identyfikować trendy i wspierać przygotowanie wizualizacji.

Wartość pojawia się nie tylko u zaawansowanych użytkowników Excela. AI może również obniżyć barierę wejścia dla osób, które wcześniej przy bardziej złożonym zadaniu musiały prosić o pomoc kolegę, analityka czy osobę z działu finansowego.

W konsekwencji firma odzyskuje czas dwóch osób, a nie jednej.

5. Copilot w OneNote: porządkowanie notatek

Wbrew pozorom same notatki nie są jeszcze efektem pracy.

Po spotkaniu ktoś musi:

• przeczytać zapisane informacje,
• wybrać najważniejsze punkty,
• zapisać decyzje,
• wyciągnąć zadania,
• uporządkować dalsze kroki.

Jednak Copilot może pomóc zamienić nieuporządkowane informacje w bardziej czytelne podsumowanie.

Może być to:

• lista najważniejszych ustaleń,
• podsumowanie spotkania,
• zestawienie zadań,
• plan kolejnych działań,
• uporządkowana struktura informacji.

W tym przypadku przy jednej notatce oszczędność może wynosić kilka minut. Natomiast przy kilku lub kilkunastu spotkaniach tygodniowo zaczyna się z tego robić konkretny czas.

6. Copilot w Teams: szybsza dokumentacja spotkań

Spotkanie trwające godzinę może generować znacznie więcej niż godzinę pracy.

Dochodzi:

• przygotowanie,
• robienie notatek,
• tworzenie podsumowania,
• wysyłanie ustaleń,
• rozdzielanie zadań,
• nadrabianie informacji przez osoby nieobecne.

Copilot w Teams może pomagać analizować przebieg spotkania, wskazywać najważniejsze ustalenia, odpowiadać na pytania dotyczące rozmowy i identyfikować kolejne kroki.

W badaniu Microsoft użytkownicy Copilota nadrabiali pominięte spotkanie niemal czterokrotnie szybciej. To szczególnie istotne w przypadku managerów. Ich problemem często nie jest samo wykonanie zadania, ale konieczność uczestniczenia w ogromnej liczbie spotkań tylko po to, żeby mieć dostęp do informacji i decyzji. AI może jednak stopniowo ograniczać ten koszt.

7. Copilot Search: mniej czasu na wyszukiwanie dokumentów i informacji

• „Gdzie jest ostatnia wersja prezentacji?”
• „Kto wysłał mi raport?”
• „Czy mamy już analizę tego klienta?”
• „Gdzie zapisaliśmy ustalenia z tego projektu?”

To codzienne pytania w niemal każdej organizacji. Problemem nie jest pojedyncze wyszukanie dokumentu, ale skala. Jeżeli pracownik kilka razy dziennie spędza po kilka minut na szukaniu informacji to na dłuższą metę w skali roku mogą powstawać dziesiątki godzin pracy o bardzo niskiej wartości. Copilot i Copilot Search mogą pomagać odnajdywać informacje rozproszone pomiędzy dokumentami, wiadomościami i innymi zasobami organizacji zgodnie z uprawnieniami użytkownika.

Już we wczesnym badaniu Microsoft 75% użytkowników deklarowało, że Copilot pomaga im oszczędzać czas podczas wyszukiwania informacji w plikach. W metodologii Copilot Assisted Hours Microsoft wskazywał również szacunki mówiące o około sześciu minutach oszczędności przy wybranych zadaniach związanych z wyszukiwaniem.

Jeżeli takie zadanie wykonywane jest kilka razy dziennie, potencjał szybko rośnie.

8. Copilot jako narzędzie do researchu i syntezy informacji

W wielu zawodach najwięcej czasu nie zajmuje samo napisanie dokumentu, ale zajmuje go wcześniejsze zebranie informacji.

• Przed spotkaniem z klientem.
• Przed przygotowaniem rekomendacji.
• Przed stworzeniem analizy.
• Przed decyzją zarządu.
• Przed opracowaniem oferty.

Pracownik otwiera dokumenty, maile, prezentacje, notatki i wcześniejsze materiały, a następnie próbuje stworzyć z nich spójny obraz sytuacji.

Copilot może pomóc skrócić etap:

• wyszukiwania,
• czytania,
• porządkowania,
• podsumowywania,
• porównywania informacji.

W rezultacie pracownik może więcej czasu poświęcić na interpretację. I to może być jedna z największych zmian związanych z AI w pracy wiedzy. Mniej czasu na odnajdywanie informacji. Więcej czasu na rozumienie, co z tych informacji wynika.

9. Agenci AI: od oszczędności minut do automatyzacji procesów

Kolejnym etapem wykorzystania Copilota są agenci AI. W takim scenariuszu nie chodzi już wyłącznie o to, żeby pracownik szybciej napisał maila lub podsumował dokument. Agent może wspierać cały powtarzalny proces.

Przykłady mogą obejmować:

• obsługę pytań pracowników,
• wsparcie sprzedaży,
• kwalifikowanie zgłoszeń,
• onboarding,
• wyszukiwanie wiedzy,
• przygotowywanie dokumentacji,
• obsługę części procesów administracyjnych.

Microsoft pokazuje już konkretne przykłady.

• Premera Blue Cross wykorzystała rozwiązanie oparte na Copilocie oraz agentach do procesu związanego z dokumentacją kontraktową.
• Zadanie, które wcześniej zajmowało około 30–45 minut, zostało skrócone do około 3 minut.
• Public Service Commission of Canada wykorzystała natomiast Microsoft 365 Copilot Chat i Copilot Studio do obsługi pytań dotyczących podróży służbowych.

Według Microsoft:

• liczba maili trafiających do zespołu spadła o około 90%,
• odpowiedzi, na które wcześniej oczekiwano nawet kilka dni, mogły być udzielane w ciągu kilkunastu lub kilkudziesięciu sekund,
• organizacja wskazała około 120 tys. dolarów kanadyjskich rocznie unikniętego kosztu, m.in. dzięki ograniczeniu potrzeby dodatkowego zatrudnienia.

To pokazuje jak przejście od AI jako asystenta pracownika do AI jako elementu procesu biznesowego.

Czy Copilot może oszczędzić 8 godzin tygodniowo?

Tak, w niektórych przypadkach jest to możliwe, ale nie powinno być przedstawiane jako standard ani gwarancja. Dane Microsoft pokazują bardzo różne poziomy oszczędności.

Możemy znaleźć przykłady:

• około 14 minut dziennie średniej oszczędności,
• około 30 minut dziennie u najbardziej efektywnych użytkowników,
• około 1,8 godziny tygodniowo w Kantar,
• około 4 godzin tygodniowo w pilotażu Vodafone,
• nawet około 10 godzin tygodniowo deklarowanych przez część użytkowników,
• bardzo duże oszczędności w konkretnych procesach obsługiwanych przez agentów AI.

Warto więc zadać jasne pytanie, które zadania wykonywane przez naszych pracowników mają największy potencjał do skrócenia dzięki AI? To właśnie od odpowiedzi na to pytanie powinien zaczynać się business case Copilota.

Gdzie Copilot może przynieść największe oszczędności?

Copilot w sprzedaży

Największy potencjał może pojawić się przy:

• researchu klienta,
• przygotowaniu do spotkania,
• podsumowaniu rozmowy,
• przygotowaniu follow-upu,
• analizie dokumentacji,
• tworzeniu pierwszej wersji oferty,
• wyszukiwaniu informacji o kliencie.

Odzyskany czas handlowca ma dodatkowo szczególną wartość, ponieważ może zostać przeznaczony na kontakt z klientami i działania bezpośrednio wpływające na przychód.

Copilot w marketingu

AI może skracać czas potrzebny na:

• research,
• analizowanie materiałów,
• przygotowywanie pierwszych wersji tekstów,
• budowanie prezentacji,
• analizę danych,
• tworzenie podsumowań,
• wyszukiwanie informacji.

Copilot w HR

Przykładowe zastosowania to:

• przygotowanie komunikacji,
• praca z dokumentami,
• analizowanie wyników ankiet,
• tworzenie materiałów,
• podsumowywanie informacji,
• obsługa powtarzalnych pytań pracowników,
• przygotowywanie prezentacji i raportów.

Copilot dla managerów

U managerów największą wartość często generują:

• podsumowania spotkań,
• praca z pocztą,
• szybki dostęp do informacji,
• przygotowanie analiz,
• tworzenie pierwszych wersji dokumentów,
• porównywanie materiałów,
• przygotowanie do decyzji,
• synteza dużej liczby informacji.

Copilot w finansach i analityce

Potencjalne obszary oszczędności to:

• praca z Excelem,
• tworzenie formuł,
• analiza danych,
• identyfikowanie trendów,
• raportowanie,
• przygotowanie podsumowań,
• praca z dużą liczbą dokumentów.

Jak policzyć ROI z Microsoft Copilot?

Najprostszy model ROI z Copilota można oprzeć na czterech elementach:

liczba użytkowników × odzyskane godziny × koszt godziny pracy × procent produktywnego wykorzystania odzyskanego czasu.

Przykład:

150 pracowników odzyskuje po 110 godzin rocznie. Łącznie daje to 16 500 godzin odzyskanego czasu. Przy wartości jednej godziny około 98,57 zł:

16 500 × 98,57 zł = około 1,63 mln zł potencjalnej wartości.

Jeżeli firma uzna, że tylko 50% tego czasu zostanie realnie wykorzystane produktywnie około 813 tys. zł rocznie.

Następnie od tej wartości należy odjąć koszty:

• licencji,
• szkoleń,
• przygotowania wdrożenia,
• zarządzania zmianą,
• działań adopcyjnych,
• utrzymania rozwiązania,
• ewentualnej budowy agentów i automatyzacji.

Dopiero wtedy otrzymujemy realny business case.

Jak mierzyć efekty wdrożenia Copilota?

Nie warto zaczynać od próby stworzenia jednego abstrakcyjnego wskaźnika produktywności AI.

Lepszym podejściem jest mierzenie konkretnych procesów.

Na przykład:

• ile trwa przygotowanie raportu bez Copilota i z Copilotem,
• ile trwa przygotowanie prezentacji,
• ile czasu pracownik spędza na podsumowywaniu spotkań,
• ile trwa znalezienie potrzebnych informacji,
• ile czasu zajmuje przygotowanie oferty,
• ile trwa research przed spotkaniem,
• ile czasu pochłaniają powtarzalne pytania pracowników,
• ile trwa analiza dokumentów.

Microsoft rozwija również podejście oparte na Copilot Assisted Hours, czyli szacowaniu czasu pracy wspieranego przez Copilota.

To znacznie ciekawsza miara niż sama liczba aktywnych użytkowników.

Bo informacja, że 80% pracowników „uruchomiło Copilota”, nie odpowiada jeszcze na pytanie, czy organizacja uzyskuje z niego biznesową wartość.

Czy Microsoft Copilot się opłaca?

Microsoft Copilot może być opłacalny wtedy, gdy wartość odzyskanego czasu i usprawnionych procesów przewyższa łączny koszt licencji, wdrożenia i adopcji rozwiązania.

Nie istnieje jednak jedna odpowiedź dla wszystkich firm.

ROI będzie inne w organizacji gdzie Copilot wykorzystywany jest kilka razy w miesiącu do generowania tekstu, a zupełnie inne tam, gdzie:

• pracownicy korzystają z niego codziennie,
• organizacja zidentyfikowała konkretne use case’y,
• managerowie wspierają zmianę,
• istnieje program adopcyjny,
• mierzone są efekty,
• powstają agenci i automatyzacje.

W badaniu Total Economic Impact przygotowanym przez Forrester na zlecenie Microsoft modelowa organizacja osiągnęła trzyletni ROI na poziomie 116%.

Nie oznacza to jednak, że każda firma osiągnie identyczny rezultat. To wynik modelu przygotowanego na podstawie doświadczeń konkretnych organizacji.

Każda firma powinna policzyć własny business case.

Dlaczego sama licencja Copilota nie gwarantuje oszczędności?

Bo samo udostępnienie technologii nie zmienia sposobu pracy. Pracownik może mieć dostęp do Copilota i nadal:

• ręcznie przeszukiwać dokumenty,
• samodzielnie podsumowywać wszystkie spotkania,
• pisać każdy raport od zera,
• nie wiedzieć, że może analizować dane z pomocą AI,
• używać Copilota wyłącznie do poprawiania maili.

Wtedy trudno oczekiwać wysokiego ROI. Licencja sama w sobie nie zwróci ani jednej godziny. Oszczędność pojawia się dopiero wtedy, gdy użytkownik zna możliwości narzędzia, potrafi formułować skuteczne polecenia, rozpoznaje zadania nadające się do wykorzystania AI, regularnie korzysta z Copilota, potrafi oceniać jakość odpowiedzi, ma dostęp do odpowiednich danych i informacji.

Dlatego wdrożenie Copilota powinno być traktowane nie wyłącznie jako projekt technologiczny, ale również jako projekt adopcyjny.

Jak zwiększyć adopcję Microsoft Copilot w firmie?

Skuteczny program adopcji powinien również obejmować kilka etapów.

1. Diagnoza sposobu pracy

Najpierw trzeba zrozumieć, gdzie pracownicy faktycznie tracą czas. Nie zaczynamy od funkcji Copilota, tylko od procesów.

2. Identyfikacja use case’ów

Dla każdej grupy warto wskazać kilka konkretnych zastosowań. Inne będą dla:

• sprzedaży,
• marketingu,
• HR,
• finansów,
• managerów,
• administracji,
• zarządu.

3. Szkolenie oparte na realnych zadaniach

Samo pokazanie funkcji nie wystarczy. Pracownik powinien zobaczyć:

„To jest zadanie, które wykonujesz codziennie. Tak możesz zrobić je z Copilotem.”

4. Zaangażowanie managerów

Jeżeli manager nadal wymaga starych sposobów pracy, pracownik bardzo szybko wróci do wcześniejszych nawyków. Managerowie powinni rozumieć nie tylko funkcje Copilota, ale także wpływ AI na procesy i sposób zarządzania zespołem.

5. Champion network

W większych organizacjach bardzo dobrze sprawdzają się wewnętrzni ambasadorzy AI, którzy:

• testują nowe zastosowania,
• odpowiadają na pytania,
• dzielą się dobrymi praktykami,
• zbierają use case’y,
• pomagają rozwijać adopcję.

6. Pomiar efektów

Warto mierzyć:

• aktywność użytkowników,
• wykorzystanie konkretnych funkcji,
• czas realizacji wybranych procesów,
• deklarowane oszczędności czasu,
• liczbę nowych use case’ów,
• wartość odzyskanego czasu.

7. Rozwój agentów i automatyzacji

Dopiero na kolejnym etapie można przechodzić od indywidualnej produktywności do przebudowy całych procesów.

To właśnie tutaj zaczyna się największy potencjał ekonomiczny AI.

Microsoft Copilot i adopcja AI: od narzędzia do realnej wartości biznesowej

Firmy bardzo często koncentrują się na pierwszym etapie wdrożenia:

„Ile kupujemy licencji?”

Tymczasem dużo ważniejsze pytania brzmią:

• ilu pracowników rzeczywiście będzie korzystać z Copilota,
• do jakich zadań,
• jak często,
• ile czasu te zadania zajmują dzisiaj,
• czy można je skrócić,
• co firma zrobi z odzyskanym czasem,
• jak będziemy mierzyć efekt.

Dlatego wdrożenie Microsoft Copilot powinno być częścią szerszego programu adopcji AI.

W BUZZcenter pracujemy z organizacjami właśnie na tym etapie: pomagamy diagnozować sposób pracy zespołów, identyfikować najbardziej wartościowe use case’y, rozwijać kompetencje pracowników i managerów oraz projektować programy adopcyjne Microsoft Copilot.

Bo celem nie powinno być samo posiadanie Copilota.

Celem powinno być doprowadzenie do sytuacji, w której pracownicy potrafią wykorzystać AI tam, gdzie realnie oszczędza ono czas oraz zwiększa produktywność i poprawia sposób wykonywania pracy.

Licencja daje dostęp do technologii. Adopcja zamienia technologię w wartość biznesową.

FAQ: Microsoft Copilot, oszczędność czasu i ROI

Ile czasu dziennie może oszczędzić Microsoft Copilot?

W jednym z badań Microsoft średnia deklarowana oszczędność wynosiła około 14 minut dziennie, a najbardziej efektywni użytkownicy wskazywali około 30 minut dziennie. Rzeczywista wartość zależy również od stanowiska, rodzaju zadań, częstotliwości wykorzystania Copilota oraz poziomu adopcji AI w firmie.

Ile godzin rocznie daje 30 minut oszczędności dziennie?

Przy założeniu 220 dni pracy w roku 30 minut dziennie daje około 110 godzin odzyskanego czasu rocznie na jednego pracownika.

Ile może być warte 30 minut pracy dziennie?

Przy wynagrodzeniu 12 000 zł brutto miesięcznie oraz podstawowym koszcie pracodawcy około 14 458 zł miesięcznie wartość 110 godzin odzyskanego czasu wynosi około 10,8 tys. zł rocznie na pracownika.

Ile może odzyskać firma zatrudniająca 150 osób?

Jeżeli 150 pracowników odzyskuje średnio 30 minut dziennie, daje to około 16 500 godzin rocznie. Przy zastosowanych w artykule założeniach wartość tego czasu wynosi około 1,63 mln zł rocznie.

Czy 1,63 mln zł oznacza bezpośrednią oszczędność?

Nie. Jest to ekonomiczna wartość odzyskanego czasu pracy. Bezpośrednia korzyść finansowa zależy od tego, jak firma wykorzysta uwolniony czas.

Do czego pracownicy mogą wykorzystywać Copilota?

Najczęstsze zastosowania obejmują przygotowywanie dokumentów, podsumowywanie maili, tworzenie prezentacji a także analizę danych, dokumentowanie spotkań, porządkowanie notatek, wyszukiwanie informacji, research oraz automatyzację procesów przy pomocy agentów AI.

Czy Copilot może oszczędzić 8 godzin tygodniowo?

U części użytkowników takie rezultaty są możliwe, ale nie są standardem ani gwarantowanym wynikiem. Microsoft publikuje przykłady organizacji, w których raportowano od około 1,8 do około 4 godzin oszczędności tygodniowo jak również część użytkowników deklarowała wyższe wartości.

Czy Microsoft Copilot się opłaca?

Copilot może generować dodatnie ROI, jeśli odzyskany czas i usprawnione procesy mają większą wartość niż koszt licencji, wdrożenia, szkoleń i działań adopcyjnych. Każda firma powinna policzyć ROI na podstawie własnych procesów.

Jak zwiększyć ROI z Microsoft Copilot?

Najważniejsze jest znalezienie konkretnych use case’ów dla poszczególnych stanowisk także rozwijanie kompetencji użytkowników, angażowanie managerów, mierzenie efektów oraz stopniowe przechodzenie od pojedynczych zastosowań do agentów i automatyzacji.

Czy samo kupienie licencji Copilot zwiększy produktywność?

Nie. Sam dostęp do technologii nie gwarantuje oszczędności czasu. Potrzebne są kompetencje jak również właściwe use case’y oraz regularne korzystanie z narzędzia i świadome włączenie AI do procesów pracy.

Źródła

1. Microsoft WorkLab, AI Data Drop: The 11-by-11 Tipping Point
   https://www.microsoft.com/en-us/worklab/ai-data-drop-the-11-by-11-tipping-point
2. Microsoft WorkLab, What Can Copilot’s Earliest Users Teach Us About AI at Work?
   https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/copilots-earliest-users-teach-us-about-generative-ai-at-work
3. Microsoft / Forrester Consulting, The Total Economic Impact of Microsoft 365 Copilot
   https://marketingassets.microsoft.com/gdc/gdc70WbNv/original
4. Microsoft Customer Stories, Vodafone + Microsoft 365 Copilot
   https://www.microsoft.com/en/customers/story/19346-vodafone-microsoft-365-copilot
5. Microsoft Customer Stories, Kantar + Microsoft 365 Copilot
   https://www.microsoft.com/en/customers/story/24603-kantar-microsoft-365-copilot
6. Microsoft WorkLab, 3 Key Insights from Real-World Research on AI Usage
   https://www.microsoft.com/en-us/worklab/ai-data-drop-3-key-insights-from-real-world-research-on-ai-usage
7. Microsoft WorkLab, How We Measure the Value of AI at Work
   https://www.microsoft.com/en-us/worklab/how-we-measure-the-value-of-ai-at-work
8. Microsoft Learn, Microsoft 365 Copilot Impact Report / Copilot Dashboard
   https://learn.microsoft.com/en-us/viva/insights/advanced/analyst/templates/microsoft-365-copilot-impact
9. Microsoft Customer Stories, Premera Blue Cross + Microsoft 365 Copilot
   https://www.microsoft.com/en/customers/story/26405-premera-blue-cross-microsoft-365
10. Microsoft Customer Stories, Public Service Commission of Canada + Microsoft 365 Copilot
    https://www.microsoft.com/en/customers/story/26864-public-service-commission-of-canada-microsoft-365-copilot
11. Microsoft Support, Microsoft Copilot
    https://support.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365-copilot/